Admin / Teilnehmer-Login

1. Menü "Benutzer/Telefone"

1.1 Zugangsdaten und Benutzerdetails

1.2 Tab "Einstellungen"

1.3 Tab "Mailbox"

1.4 Tab "CTI" (nur mit CTI-Lizenz)

1.5 Tab "Callthrough" (nur mit CTI-Lizenz)

1.6 Tab "PickUp"

1.7 Tab "Regeln"

1.8 Der Schnell-Assistent

Alle Erklärungen zu den auszufüllenden Feldern sind unterhalb denselben geschrieben:

1.9 Online-Statistiken

2. Provisionierung

2.1 Erstprovisionierung

Eine neue Linie wird unter "Geräte" hinzugefügt. Klicken Sie auf diese Linie und gehen Sie je nach Telefon-Typ wie folgt vor:

2.2 Erfassen des Telefongeräts: Snom

2.3 Erfassen des Telefongeräts: Yealink

2.4 Erstellen eines Provisionierungsprofils

Klicken Sie auf den Tab "Konfigurationen". Mit dem Klick auf das 
unten links wird ein neues Provisionierungsprofil angelegt.

Konfigurieren/Ändern einer Funktionstaste

2.5 Setzen der Zugriffsrechte

2.6 Übernehmen der Konfiguration auf das Telefon: Provisionierung auf der vPBX freigeben

2.7 Übernehmen der Konfiguration auf das Telefon: Snom

2.8 Übernehmen der Konfiguration auf das Telefon: Yealink

2.9 Kontrolle, ob Konfiguration übernommen wurde

2.10 Checkliste, falls Provisionierung nicht funktioniert

• Wurde das Telefon unter "Geräte" richtig erfasst sein, d. h. wurde die richtige MAC-Adresse und der richtige Typ erfasst?
• Wurde die Provisionierung unter "Konfigurationen" noch genügend lange freigegeben (Unter "Abrufstatus" muss "Freigabe bis DD.MM. hh:mm:ss" stehen. Dies kann durch Klicken auf "Provisionieren/Freigeben" verlängert werden)?.
• Wurde unter "Zugriffsrechte" die richtige IP (z. B. 194.246.118.235/32) angegeben?
• Wurde auf dem Telefon die richtige Provisionierungs-URL hinterlegt?
• Falls ein Snom-Telefon provisioniert wird: Ist die Firmware genügend neu?
• Falls ein Yealink-Telefon provisioniert wird: Wurden die vertrauenswürdigen Zertifikate deaktiviert, wie unter "2.8 Übernehmen der Konfiguration auf das Telefon: Yealink" beschrieben?

2.11 Allgemeine Einstellungen

3. Telefonnummern

Im Menü "Telefonnummern" können Sie bestimmen, was mit Anrufen auf Ihre Nummern geschehen soll.

3.1 Verwendungsarten

3.2 Verwendungsart Telefonnummer

Die Verwendungsart "Telefonnummer" ist dann zu wählen, wenn Sie mit einem unter "Benutzer/Telefone" konfigurierten Endgerät oder einer externen Nummer Anrufe auf diese Nummer entgegennehmen möchten. Hierbei können Sie abhängig von der Uhrzeit und dem Wochentag oder Datum eine bestimmte Verhaltensweise definieren. Eine solche Verhaltensweise wird in der Folge Dialplan genannt.

Pro Nummer stehen Ihnen zehn Dialpläne zur Verfügung. Das heisst: Sie können zehn verschiedene Verhaltensweisen pro Nummer definieren. Falls sich Dialpläne zeitlich überschneiden, wird jeweils der "vorderste" (von links nach rechts) verwendet. Beispielsweise erhält Dialplan 1 Vorzug vor Dialplan 3, falls zu einem gewissen Zeitpunkt beide aktiv wären. Eine Ausnahme bilden hier datumsabhängige Dialpläne: Diese übersteuern Dialpläne, welche an Wochentage gebunden sind, selbst wenn letztere "weiter vorne" definiert wurden.

Pro Zeile (in der Folge auch Schritt genannt) des Dialplans wird jeweils definiert, wie lange die Aktionen auf der entsprechenden Zeile ausgeführt werden sollen, bevor die nächste Zeile abgearbeitet wird. Werden auf derselben Zeile mehrere Teilnehmer definiert, so klingelt es bei diesen gleichzeitig. Dasjenige Gerät, welches als erstes abgehoben wird, erhält den Anruf. Die weiteren Geräte hören automatisch auf zu klingeln. Zusätzlich kann man bei jeder Zeile den Modus definieren. Folgende Modis gibt es:

Dialplan Beispiel:

Die weiteren Felder: 

Um Ihnen die hierdurch zur Verfügung stehenden Möglichkeiten vor Augen zu führen, betrachten wir folgende Beispiele:

Beispiel 1:

Die Beispielfirma hat vier Mitarbeiter. Dies sind Frau Weber, Frau Fröhlich, Herr Brenner und Herr Braun. Die Öffnungszeiten sind: Mo-Fr von 08:00 – 12:00 und von 13:00 – 17:00. Am Montag und Mittwoch ist Frau Weber für Anrufe auf die Hauptnummer zuständig, am Dienstag, Donnerstag und Freitag Frau Fröhlich. Weiter soll dann, wenn die zuständige Person innerhalb der ersten zehn Sekunden den Anruf nicht annimmt, das Telefon für fünfzehn Sekunden bei Frau Weber, Frau Fröhlich und Herrn Brenner klingeln. Beantwortet niemand den Anruf, soll dem Anrufer eine Ansage abgespielt werden. Ausserhalb der Öffnungszeiten soll eine Ansage mit den Öffnungszeiten erklingen.

Konfiguration der Hauptnummer:

Beispiel 2:

Herr Braun ist viel unterwegs und möchte, dass nach zehn Sekunden neben seinem Telefon im Büro zeitgleich sein Mobiltelefon und sein Gerät im Home Office klingeln. Falls er den Anruf während weiterer zehn Sekunden nicht beantwortet, möchte er den Anruf auf die Hauptnummer (0112223344) umleiten lassen.

Konfiguration der Nummer von Herrn Braun:

Spezielle Teilnehmer in Dialplänen:

• ALLUSERS:  Wählen Sie diese Option, falls alle an der vPBX angeschlossenen Telefone klingeln sollen. (Um einzelne Telefone explizit aus der Gruppe ALLUSERS auszuschliessen, müssen Sie beim entsprechenden Telefon unter Benutzer/Telefone die Option "Dieser Benutzer ist kein Mitglied der Dialplan-Gruppe ALLUSERS" aktivieren)
• LINK: NUMMER: Diese Funktion bewirkt, dass zum Dialplan der Nummer NUMMER gesprungen wird. Die Anlage verhält sich hierbei so, als wäre NUMMER anstelle der ursprünglichen Nummer gewählt worden. Der Einstieg erfolgt in der ersten Zeile des zum entsprechenden Zeitpunkt aktiven Dialplans von NUMMER. Diese Funktion ist zum Beispiel dann nützlich, wenn alle Direktnummern nach einer gewissen Anzahl Klingeln auf die Hauptnummer umgeleitet werden sollen 

• IVR: Hierbei handelt es sich um Sprachdialogsysteme („für Support drücken Sie 1, ...“). Details zur Konfiguration eines Sprachdialogsystems entnehmen Sie bitte dem Kapitel IVR 

• DIENSTHABENDE: Klingelt bei all denjenigen Personen, welche im CTI Client den Online-Status "Telefondienst" eingestellt haben. Auf diese Weise kann eine Firma die Zuständigkeit für die Hauptnummer (und/oder weitere Nummern) täglich ändern, ohne dass hierfür die Zentrale umkonfiguriert werden muss 

• ANSAGE: Mit dieser Funktion können Sie an beliebiger Stelle im Dialplan eine Ansage hinterlegen. Sie können in einem Schritt wahlweise nur die Ansage abspielen lassen oder aber parallel dazu Telefone angeben, welche klingeln sollen. In diesem Fall hört der Anrufer während des Klingelns anstelle des normalen Freitones die ausgewählte Ansage oder Wartemusik

 Bitte beachten Sie: Sowohl bei einem LINK als auch bei einem IVR wird der ursprüngliche Dialplan verlassen. Nach dem Ausführen des LINKs oder des IVRs kehrt das System nicht in den ursprünglichen Dialplan zurück. Dies bedeutet, dass Funktionen wie „Ansage nach Dialplan“ oder „Mailbox nach Dialplan“ des ursprünglichen Dialplans nicht ausgeführt werden. Hingegen werden bei einem LINK die genannten Funktionen aus demjenigen Dialplan verwendet, in welchen per LINK gewechselt wurde.

 Weiter zu beachten ist, dass ein Anruf nach der Ausführung eines IVRs als beantwortet gilt. Dies bedeutet, dass Dialplanschritte mit den Modi 2-5 in Dialplänen, in welche per IVR gewechselt wurde, nicht ausgeführt werden.

3.3 Verwendungsart Virtueller Fax

Diese Verwendungsart ermöglicht es Ihnen, ankommende Anrufe auf die betreffende Nummer von einem virtuellen Fax entgegennehmen zu lassen.

Die auszufüllenden Felder haben die folgende Bedeutung: 

• E-Mail: Hier legen Sie fest, an welche Mailadresse ein empfangener Fax gesendet werden soll. Ebenso werden an die hier angegebene Adresse Statusnachrichten geschickt, wenn Sie einen Fax versenden 

• Sender Kennung: Hier definieren Sie, mit welcher Kennung sich der Fax bei der Gegenseite melden soll 

3.4 Verwendungsart Konferenzraum 

Diese Verwendungsart ermöglicht es Ihnen, die gewählte Nummer als Konferenzraum zu verwenden. Ruft ein Anrufer auf diese Nummer an, landet er automatisch im Konferenzraum. Abhängig von der Konfiguration muss er erst einen PIN eingeben, damit ihm der Zutritt zum Konferenzraum gewährt wird. 

Die auszufüllenden Felder haben die folgende Bedeutung: 

• PIN: Hier legen Sie fest, welchen aus Ziffern bestehenden PIN der Anrufer eingeben muss, um Zugriff zum Konferenzraum zu erhalten. Wird kein PIN festgelegt, kann sich per Wahl der entsprechenden Nummer jeder Anrufer in den Konferenzraum einwählen. Daher wird ein PIN sehr empfohlen 

Beachten Sie, dass Sie auch Anrufer in eine Konferenz einladen können. Mehr hierzu im Abschnitt "Telefonkonferenz". 

3.5 Verwendungsart Follow me 

Follow me Nummern ermöglichen es, Umleitungen beliebiger Nummern, welche von der Telefonzentrale verwaltet werden, zu aktivieren, deaktivieren oder modifizieren. Die Follow me Nummer kann sowohl mittels eines an die Telefonzentrale angeschlossenen Gerätes, als auch vom Festnetz oder Mobiltelefon her bedient werden. Hierbei wird die Funktion durch einen PIN geschützt.

Verwendung von SIP-Telefonen aus:

Aktivieren: FollowMeNummer*PIN*UmzuleitendeNummer*Zielnummer
Deaktivieren: FollowMeNummer*PIN*UmzuleitendeNummer* 

Verwendung vom Mobiltelefon aus:

Aktivieren: FollowMeNummer wählen, per DTMF (Tonwahlverfahren) PIN*UmzuleitendeNummer*Zielnummer hinterher schicken.

Deaktivieren: FollowMeNummer wählen, per DTMF PIN*UmzuleitendeNummer* hinterher schicken.

Wie man auf Ihrem Mobiltelefon die DTMF-Übertragung nach der Nummernwahl automatisieren kann, entnehmen Sie bitte der Bedienungsanleitung Ihres Mobiltelefons (meist per vorangestellter Pause).

4. Mailbox

Aufgrund der eingangs erwähnten Philosophie und Flexibilität gibt es zwei verschiedene Orte, an welchen Mailboxen eingerichtet werden können. Einerseits können Mailboxen an Dialpläne und somit öffentliche Nummern gebunden werden, andererseits aber auch an Benutzer/Telefone.

Die an die Dialpläne gebundenen Mailboxen kommen immer dann zum Zuge, wenn jemand auf die zugehörige öffentliche Nummer angerufen hat und der Anruf weder beantwortet, noch per "LINK" mit einer anderen Nummer verknüpft wurde. Die an Benutzer/Telefone gebundenen Mailboxen kommen dann zum Zuge, wenn jemand intern mittels Kurznummer zu erreichen versucht wird, oder wenn man einen Anrufer ohne Rückfrage (auch als blind bezeichnet) an jemanden vermitteln will und die Zielperson besetzt oder nicht erreichbar ist.

Auch hier geht es bei der Unterscheidung zwischen öffentlichen Nummern und internen Benutzern um maximale Flexibilität. Diese ermöglicht Ihnen beispielsweise die auf der Hauptnummer hinterlegten Nachrichten während der Bürozeiten an eine andere Adresse senden zu lassen, als ausserhalb der Bürozeiten.

4.1 An Dialpläne gebundene Mailboxen

Bedeutung der Felder: 

• Email-Adresse: Die Adresse, an welche eine durch den Anrufer aufgezeichnete Nachricht gesendet werden soll.

• Mailbox nach Dialplan aktivieren: Legt fest, ob die Mailbox aktiviert werden soll oder nicht.

• Nachrichten auf der PBX speichern: Legt fest, ob Nachrichten auf der Telefonzentrale für einige Tage gespeichert werden sollen oder nicht. Da im Normalfall die Verwaltung von Mail-Nachrichten bequemer ist, wird diese Option selten benutzt.

• PIN: Ist nur dann sichtbar, wenn die Option "Nachrichten auf der PBX speichern" aktiviert wurde. Mit dem PIN schützen Sie Ihre Mailbox vor unerlaubten Zugriffen.

4.2 An Benutzer/Telefone gebundene Mailboxen

 Bedeutung der Felder:

• Abonnierte Mailbox-Stati: Hier können Sie festlegen, welche Mailbox-Stati ein bestimmtes Endgerät erhalten soll. Befindet sich in einer zu einer hier gewählten Nummer gehörigen Mailbox eine neue Nachricht und wurde bei dieser die Option "Nachrichten auf der PBX speichern" aktiviert, so wird das Gerät entsprechend informiert. Je nach Konfiguration des Endgerätes erscheint hierdurch auf dem Display eine Anzeige
• Mailbox aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, falls Sie die Mailbox aktivieren möchten
•  Email-Adresse: Die Adresse, an welche eine durch den Anrufer aufgezeichnete Nachricht gesendet werden soll
•  Nachrichten auf der PBX speichern: Legt fest, ob Nachrichten auf der Telefonzentrale für einige Tage gespeichert werden sollen oder nicht. Da im Normalfall die Verwaltung von Mail-Nachrichten bequemer ist, wird diese Option selten benutzt
•  PIN: Ist nur dann sichtbar, wenn die Option "Nachrichten auf der PBX speichern" aktiviert wurde. Mit dem PIN schützen Sie Ihre Mailbox vor unerlaubten Zugriffen
•  Ansage: Wählen Sie hier die Ansage der Mailbox. Falls Sie hier keine Ansage wählen, wird eine Standardansage ("Die Person mit der Nummer...") abgespielt

5. Mappings

Mittels der Mappings können Zielnummern umgeschrieben werden. So ist es beispielsweise möglich, Kurzwahlen für externe Nummern einzurichten oder auch per Kurznummer in den Dialplänen zu landen.

Beispiel: Peter Mustermann ist Mitarbeiter der Firma Testfirma. Seine Kurzwahl lautet 75 und ich möchte, dass ich per Wahl der Nummer 275 auf seinem Handy mit der Nummer 0795556677 lande. Um dies zu erreichen, kann ich ein neues Mapping mit den folgenden Werten anlegen:

Beschreibung: Handy Peter

Original Nummer:       275

Neue Nummer:           0795556677

Weiter hat Peter Mustermann mehrere Telefone. Es wäre also hilfreich, wenn man ihn intern nicht auf all seinen Apparaten einzeln anzurufen versuchen müsste, sondern den seiner Direktnummer zugewiesenen Dialplan verwenden könnte, welcher automatisch auf all seinen Telefonen gleichzeitig klingelt. Um dies zu erreichen, kann ich ein neues Mapping mit den folgenden Werten anlegen:

Beschreibung: Kurzwahl Peter

Original Nummer:       75

Neue Nummer:           0415414175

Beachten Sie: die Mappings werden jeweils am Anfang eines Anrufes abgearbeitet. Das heisst: die Telefonzentrale verhält sich danach genau so, als wäre direkt "Neue Nummer" anstelle von "Original Nummer" gewählt worden. Gleichzeitig bedeutet dies aber auch, dass Mappings innerhalb von Dialplänen nicht funktionieren! Wenn Sie also die Nummer 275 in einen Dialplan eintragen, wird 0795556677 nicht klingeln.

6. Ansagen/Wartemusik

Unter Ansagen/Wartemusik können Sie Audiodateien für die Verwendung in Dialplänen und/oder an Benutzer/Telefone gebundene Mailboxen hochladen oder aufzeichnen.

6.1 Hochladen von Audiodateien

1. Stellen Sie sicher, dass die Datei im WAV- oder MP3-Format vorliegt
2. Geben Sie unter "Titel der Ansage" eine Bezeichnung für die Ansage ein. Wählen Sie diese so, dass Sie in Zukunft die Ansage anhand des Titels identifizieren können
3. Klicken Sie auf „Durchsuchen“, um die zu speichernde Datei auszuwählen
4. Klicken Sie auf Senden, um den Vorgang abzuschliessen
5. Je nach Grösse der Datei und Ihrer Internetverbindung kann das Hochladen eine Weile dauern. Bitte warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist
6. Es erscheint eine Meldung, dass die Datei konvertiert werde. Die Konvertierung kann eine Weile dauern. Bitte warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist
7. Trat ein Fehler auf, werden Sie hierüber informiert. In diesem Fall liegt die Datei evtl. in einem nicht kompatiblen Format vor oder ist defekt. Versuchen Sie es daher mit einer anderen Datei, bevor Sie den Support kontaktieren

6.2 Aufzeichnen einer neuen Ansage

Neben dem Hochladen von Ansagen besteht auch die Möglichkeit, diese direkt über ein an die Telefonzentrale angeschlossenes Telefon aufzuzeichnen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: 

1. Geben Sie unter "Titel der Ansage" eine Bezeichnung für die Ansage ein. Wählen Sie diese so, dass Sie in Zukunft die Ansage anhand des Titels identifizieren können
2. Wählen Sie im Feld "Aufzeichnen über" dasjenige Telefon aus, über welches Sie die Ansage aufzeichnen möchten
3. Klicken Sie auf "Starten"
4. Nach dem Piepston sprechen Sie Ihre Ansage ins Telefon und drücken Sie die "#"-Taste, sobald Sie die komplette Ansage aufgesprochen haben
5. Die Telefonzentrale spielt Ihnen die eben aufgezeichnete Ansage ab. Falls Sie mit der Aufnahme zufrieden sind, warten Sie bitte, bis die Telefonzentrale die komplette Ansage abgespielt hat und von sich aus die Verbindung beendet. Nur dann wird die Ansage gespeichert

Sollten Sie mit der Ansage unzufrieden sein, beenden Sie das Gespräch vorzeitig und wiederholen Sie den Vorgang

6.3 Löschen von Ansagen

Um eine Ansage zu löschen, klicken Sie neben der betreffenden Ansage auf das rote Kreuz und bestätigen Sie die Frage, ob Sie den Eintrag tatsächlich entfernen möchten.

6.4 Auswahl der Standardwartemusik

Falls Sie nicht die mitgelieferte Wartemusik verwenden möchten, besteht die Möglichkeit, im Kasten „Standardwartemusik“ eine alternative Wartemusik zu wählen. Sich können entweder eine beliebige Datei, welche Sie unter Ansagen/Wartemusik hochgeladen haben verwenden oder aber den Stream eines Internet Radiosenders verwenden. Beachten Sie hierbei jedoch folgendes:

Auch als Wartemusik eingesetzte Musik unterliegt dem Urheberrecht. Die Telefonzentrale verwendet standardmässig urheberrechtsfreie Wartemusik. Falls Sie selber Wartemusik auf die Telefonzentrale laden, geschieht dies auf eigene Verantwortung. Klären Sie bitte bei der SUISA ab, welche Abgaben fällig werden. Dasselbe gilt, falls Sie einen Radiosender als Quelle für die Wartemusik auswählen. Hier ist die Abgabepflicht ebenfalls bei der SUISA oder der Billag in Erfahrung zu bringen.

7. Gruppen

Unter Gruppen lassen sich mehrere Telefone zu einer Rufgruppe verbinden und entweder alle zusammen gleichzeitig angesteuert (Parallelruf) oder 

Unter Gruppen lassen sich mehrere Telefone zu einer Rufgruppe verbinden. Rufgruppen lassen sich entweder in Form eines Parallelrufes oder einer Warteschleife ansteuern. Der Unterschied zwischen diesen beiden Varianten soll hier kurz erläutert werden:

Parallelruf: sämtliche eingetragenen Telefonen klingeln gleichzeitig. Wurde „Anklopfen“ auf dem Endgerät aktiviert, so kriegen auch diejenigen Mitglieder der Gruppe, welche gerade am Telefon sind, mit, dass ein neuer Anruf ankommt. Nimmt niemand den Anruf entgegen oder sind sämtliche Mitglieder der Gruppe besetzt, so landet der Anrufer im nächsten Schritt des Dialplans.

Warteschleife: sämtliche eingetragenen Telefone klingeln gleichzeitig. Ob auch Telefone angesteuert werden sollen, über welche bereits telefoniert wird, hängt von der Einstellung „Anklopfen möglich“ ab. Nimmt niemand den Anruf entgegen oder sind sämtliche Mitglieder der Gruppe besetzt, so verbleibt der Anrufer in der Warteschleife und es wird nach einer kurzen Pause erneut versucht, den Anruf zuzustellen. Erst nach der im Dialplan definierten maximalen Ausführungszeit des Dialplanschrittes wird bei einer ausbleibenden Beantwortung des Anrufes die Warteschleife beendet und der Anrufer landet im nächsten Schritt des Dialplans.

Zu beachten: Falls Sie auf sämtlichen Endgeräten das Anklopfen deaktiviert haben und ein zweiter Anruf für dieselbe Gruppe ankommt, von welcher ein anderer Anruf noch nicht beantwortet wurde (also noch am Klingeln ist), so hat der Modus der Gruppe einen grossen Einfluss auf das Verhalten der Telefonzentrale: falls als Modus Parallelruf gewählt wurde, wird in diesem Szenario zum nächsten Schritt des Dialplans gesprungen (da sämtliche Gruppenmitglieder besetzt sind). Wurde hingegen der Modus Warteschleife gewählt, so verbleibt der Anrufer in der Schleife und nachdem ein Mitarbeiter den ersten Anruf beantwortet hat, klingelt der zweite Anruf erfolgreich auf den zuvor belegten Geräten.

Bedeutung der Parameter im Modus Warteschleife: 

• Gruppenname: Unter diesem Namen finden Sie die Gruppe in den Auswahlfeldern der Dialpläne
• Modus: Hier legen Sie fest, ob die Gruppe im Modus Parallelruf oder Warteschleife angesteuert werden soll
• Periodische Ansage: legt fest, ob eine Ansage (und falls ja welche) periodisch erklingen soll, während sich der Anrufer in der Warteschleife befindet. (Beispiel: „Leider sind noch immer sämtliche Mitarbeiter besetzt. Wir werden uns so bald wie möglich um Ihren Anruf kümmern“)
• Zeit zwischen Ansage: legt fest, in welchem Intervall die periodische Ansage erklingen soll. (Zu beachten: der tatsächliche Abstand wird mitbeeinflusst durch den Wert, welcher für Timeout gewählt wird)
• Timeout: legt fest, für wie lange die Telefone der Gruppenmitglieder klingeln sollen bevor der nächste Versuch unternommen wird
• Pause: Legt fest, wie viel Zeit zwischen zwei Zustellversuchen vergehen soll. (Eine kurze Pause ist je nach eingesetzten Endgeräten wichtig, damit der nächste Anrufversuch nicht bereits startet, währenddessen das Endgerät noch belegt ist). 

Bedeutung der Parameter im Modus Parallelruf:

• Anrufbeschränkung:; Durch die Anrufbeschränkung können Sie bestimmen, wieviele Gespräche über diese Gruppe gleichzeitig geführt werden können, bis die Gruppe als besetzt gilt. Gezählt werden sowohl Anrufe, welche durch einen Anruf auf die Gruppe beantwortet, als auch solche, welche von angemeldeten Mitgliedern dieser Gruppe gestartet wurden. Nicht mitgezählt werden Anrufe auf andere Gruppen, selbst wenn ein Mitglied der vorliegenden Gruppe den Anruf auf die andere Gruppe beantwortet hat.

8. IVR

Im Menü IVR können Sie Menüs erstellen, durch welche sich der Anrufer durch Druck von Ziffernfolgen navigieren kann. (Beispiel: „Drücken Sie eins für die Buchhaltung, zwei für den Support, 3 für Fragen“). Beachten Sie: die Telefonzentrale kann hierbei keine automatischen Ansagen generieren. Sämtliche Menübausteine, welche Sie verwenden möchten, müssen Sie vorgängig unter Ansagen/Wartemusik hochladen oder aufzeichnen.

8.1 Aufbau einer IVR Applikation

Jede IVR Applikation der vPBX weist eine Baumstruktur auf. Jeder Knoten des Baumes kann entweder selbst wieder die Funktion eines Menüs übernehmen und erzeugt somit eine weitere Verzweigung oder aber er führt einen Befehl aus, wonach die IVR Applikation beendet wird. Zur Verfügung stehen die folgenden Befehle:

• Voicemail: Wählt der Anrufer diese Option, so erklingt nach der Eingabe ein Piepston, wonach er eine Nachricht hinterlassen kann. Die Nachricht wird in der Folge direkt an die angegebene Mailadresse geschickt
• Wählen: Wählt der Anrufer diese Option, so wird die von Ihnen konfigurierte Nummer gewählt. Hierbei kann es sich sowohl um eine externe, als auch um eine interne Nummer handeln. Natürlich können Sie auch eine Nummer wählen lassen, welche mittels Dialplan eine Anrufverteilung vornehmen kann

8.2 Konfiguration einer IVR Applikation

8.2.1 Hinzufügen einer IVR Applikation

Um eine IVR Applikation zu erstellen, klicken Sie mit der Maus auf das „+“-Zeichen unterhalb der Tabelle mit den IVR Applikationen.

8.2.2 Benennen einer IVR Applikation

Wählen Sie die gewünschte IVR Applikation in der Tabelle aus und tragen Sie anschliessend einen Namen für die Applikation im Feld „IVR Name“ ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Enter.

8.2.3 Konfiguration des Hauptmenüs

1. Klicken Sie nach dem Erstellen eines IVR auf „start: Ansage“
2. Wählen Sie aus dem Auswahlfeld „Ansage:“ eine Ansage aus, welche Sie zuvor unter „Ansagen/Wartemusik“ aufgezeichnet oder hochgeladen haben
3. Wählen Sie aus dem Auswahlfeld „Standard“ den Knoten aus, welcher ausgeführt werden soll, falls der Anrufer während vier Sekunden nach der Ansage keine Ziffer eingibt. Falls Sie Standard leer lassen, so wird das Menü nach so oft wiederholt, bis eine Eingabe erfolgt. Achtung: Im Auswahlfeld „Standard“ können nur Knoten ausgewählt werden, welche zuvor unter „Menü Optionen“ konfiguriert wurden. Fügen Sie also allenfalls zuerst wie unter 8.2.4 beschrieben neue Knoten hinzu, bevor Sie diesen Schritt ausführen
4. Geben Sie eine Ziffer oder eine Ziffernfolge in das leere Eingabefeld neben „Neu:“ ein und bestätigen Sie mit „Enter“
5. Wählen Sie einen der drei Modi „Wählen“, „Menü“ oder „Voicemail“ aus dem Eingabefeld neben der gewählten Ziffernfolge aus
6. Falls Sie den Modus „Voicemail“ gewählt haben, geben Sie bitte im rechten Feld die Mailadresse ein, an welche die aufgezeichnete Voicemail geschickt werden soll. Falls Sie die Option „Wählen“ gewählt haben, geben Sie im rechten Feld die Telefonnummer ein, welche bei der Auswahl dieses Menüpunktes gewählt werden soll. Falls  Sie den Modus „Menü“ gewählt haben, wurde ein neues Untermenü erzeugt. Um dieses zu konfigurieren, klicken Sie auf den soeben erzeugten Menüpunkt in der Baumstruktur oberhalb der Eingabefelder

8.2.4 Hinzufügen eines Knotens

8.2.5 Entfernen eines Knotens

Um einen Knoten zu entfernen, wählen Sie im Auswahlfeld des gewünschten Knotens die Option „Entfernen“. Unter Umständen müssen Sie zuerst in das entsprechende Untermenü navigieren.

8.2.6 Entfernen einer IVR Applikation

Um eine IVR Applikation zu löschen, klicken Sie auf das rote Kreuz neben der IVR Applikation.

8.2.7 Verwenden einer IVR Applikation

Sämtliche erstellten IVR Applikationen können Sie in Ihren Dialplänen verwenden. Beachten Sie: beim Ausführen einer IVR Applikation wird der Dialplan verlassen. Nach dem Beenden der Applikation wird der Dialplan nicht weiter ausgeführt. Weiter ist zu beachten, dass die IVR Applikationen jeweils nur im vordersten Auswahlfeld (Teilnehmer 1) erscheinen und keine weiteren Teilnehmer parallel zur IVR Applikation eingetragen werden können. Hingegen ist es möglich, die IVR Applikation erst auszuführen, nachdem bereits andere Schritte im Dialplan ausgeführt wurden.

9. Telefonkonferenz

Sie können direkt über das Web-Interface der vPBX Teilnehmer in Telefonkonferenzen einladen und Telefonkonferenzen verwalten.

9.1 Einwählen in eine Konferenz

Falls Sie die Verwendungsart einer der Telefonnummern auf „Konferenzraum“ gesetzt haben, landen Anrufer bei der Wahl dieser Nummer automatisch im zugehörigen Konferenzraum. Falls Sie diesen mit einem PIN geschützt haben, wird der Anrufer zur Eingabe des PINs aufgefordert und erhält bloss dann Zugang, wenn er den PIN korrekt eingegeben hat. Wurde kein PIN definiert, landet der Anrufer direkt im Konferenzraum. Natürlich können Sie Anrufer auch in einen Konferenzraum weiter vermitteln.

9.2 Einladen von Teilnehmern in eine Konferenz

Es besteht auch die Möglichkeit, Personen direkt über das Web-Interface in eine Konferenz einzuladen.

1. Geben Sie hierfür in die „Ext. Teilnehmer“ Felder die Zielnummern ein und/oder wählen Sie die internen Teilnehmer aus, welche ebenfalls an der Konferenz teilnehmen sollen
2. Klicken Sie auf „Teilnehmer einladen“
3. Die gewählten Teilnehmer und Nummern werden nun automatisch angerufen und landen direkt im Konferenzraum, falls Sie den Anruf annehmen. Auf diese Weise eingeladene Personen müssen keinen PIN eingeben
4. Sie können diesen Vorgang jederzeit wiederholen, um weitere Teilnehmer einzuladen. Hierbei müssen die bereits in der Konferenz befindlichen Teilnehmer nicht erneut ausgewählt werden. Eingeladen werden müssen jeweils bloss diejenigen Teilnehmer, welche zusätzlich zu den bereits teilnehmenden Personen einer Konferenz beiwohnen sollen

9.3 Der Status einer Konferenz

Rechts sehen Sie jeweils den Status sämtlicher Konferenzräume. Es wird angezeigt, mit welchen Teilnehmern und Nummern aktuell versucht wird, eine Verbindung aufzubauen und zudem, wer aktuell Teilnehmer einer Konferenz ist.

Achtung: Der Status aktualisiert sich nicht automatisch. Um den Status zu aktualisieren, müssen Sie erneut auf das Menü „Telefonkonferenz“ klicken.

9.4 Teilnehmer aus einer Konferenz entfernen

Um einen Teilnehmer aus einer Konferenz zu entfernen, klicken Sie neben dem entsprechenden Teilnehmer in der Status-Übersicht auf „Aufhängen“. Beachten Sie: der Teilnehmer wird hierdurch nicht daran gehindert, sich erneut in die Konferenz einzuwählen!

10. Fax versenden

Die vPBX bietet die Möglichkeit, ohne zusätzliche Hardware Faxe zu versenden. Die Benachrichtigung über den Erfolg oder Misserfolg eines Sendevorgangs erhalten Sie per Mail an dieselbe Adresse, welche für den Empfang der ankommenden Faxe konfiguriert wurde.

10.1 Faxe über das Web-Interface versenden

1. Wählen Sie die Nummer aus, über welche der Fax versendet werden soll. Zur Auswahl stehen bloss diejenigen Nummern, welche Sie als virtuelle Faxe konfiguriert haben
2. Geben Sie die Nummer des Empfängers ein (ohne Klammern und Leerzeichen)
3. Klicken Sie auf "Durchsuchen", um die zu versendende Datei auszuwählen. Achtung: Es werden bloss Dateien im PDF-Format unterstützt! Zudem sollten Sie sicherstellen, dass die PDF-Datei im A4-Format vorliegt (vorzugsweise im Hochformat)
4. Klicken Sie auf "Fax senden"
5. Sie werden per Mail über den Erfolg/Misserfolg informiert

10.2 Der Fax-Druckertreiber

Unter Windows können Sie Faxe auch über den Fax-Druckertreiber versenden. Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Sie nicht erst ein PDF erzeugen müssen, bevor Sie den Fax versenden können. Allerdings existiert der Druckertreiber zurzeit bloss für Windows.

10.2.1 Installation des Druckertreibers

1. Wechseln Sie ins Menü "Fax versenden"
2. Laden Sie den Druckertreiber herunter
3. Führen Sie die heruntergeladene Datei mit Administratoren-Rechten aus
4. Bestätigen Sie die möglicherweise erscheinende Frage: "Möchten Sie zulassen, dass durch das folgende Programm von einem unbekannten Herausgeber Änderungen an diesem Computer vorgenommen werden?" mit ja
5. Klicken Sie auf "Weiter"
6. Im nächsten Schritt werden Sie nach dem Zielverzeichnis gefragt. Klicken Sie nach allfälligen Anpassungen auf "Installieren"
7. Den Hinweis, dass die Treibersoftware nicht überprüft werden konnte, bestätigen Sie bitte mit "Diese Treibersoftware trotzdem installieren"

10.2.2 Versand über den Druckertreiber

1. Sie können nun aus jeder Anwendung heraus, welche das Ausdrucken von Dokumenten unterstützt, Faxe versenden. Starten Sie hierfür wie gewohnt den Druckvorgang
2. Wählen Sie als Drucker den Drucker "PBX Fax" aus
3. Geben Sie unter "IP oder Hostname" die Adresse Ihrer vPBX ein (z.B. Beispielfirma.vpbx.nexphone.ch)
4. Geben Sie unter "Absender-Nummer" eine derjenigen Nummern ein, welche Sie als virtuellen Fax definiert haben. Achtung: Faxe können nur mit Absender-Nummern versendet werden, welche als virtuelle Faxe definiert wurden
5. Geben Sie unter "Nummer" die Nummer des Empfängers ein
6. Geben Sie unter "Benutzername" Ihrer vPBX Benutzernamen (im Normalfall "user") ein
7. Geben Sie unter Passwort Ihr Passwort ein
8. Klicken Sie auf "Senden"
9. Sie werden per Mail über den Erfolg/Misserfolg informiert

11. Anrufliste

In der Anrufliste können Sie sich anzeigen lassen, welche Gespräche über die Telefonzentrale geführt wurden. Ein Anruf gilt genau dann als verpasst, wenn weder eine Person, noch ein Gerät oder eine Applikation einen Anruf angenommen hat. Dies bedeutet, dass Anrufe nicht als verpasst gelten, wenn der Anrufer im Voicemail-System landete, jedoch keine Nachricht hinterlassen hat.

Neben Ausgangs- und Zielnummer sehen Sie auch, wie lange ein Anruf gedauert hat, durch wen der Anruf beantwortet (bei ankommenden Anrufen), resp. durch wen eine Nummer gewählt wurde (bei abgehenden Anrufen).

Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, die angezeigten Anrufe als CSV zu exportieren.

12. Blockierte IPs

Wie bereits in Bezug auf die Wahl der Passwörter erwähnt, sind Telefonzentralen seit einigen Jahren in den Fokus von Hackern gerückt. Der Grund hierfür besteht darin, dass diese innert kurzer Zeit einiges an Umsatz generieren können, indem über gehackte Systeme Anrufe auf kostenpflichtige Nummern abgesetzt werden, an denen die Hacker mitverdienen. Die Vorgehensweise ist hierbei meist primitiv: es werden viele gebräuchliche Benutzernamen in Kombination mit gebräuchlichen Passwörtern durchprobiert. Auf diese Weise können innert Minuten zehntausende von Kombinationen durchprobiert werden. Werden nun einfache Kombinationen, wie tel01 als Benutzername und password01 als Passwort verwendet, ist die Wahrscheinlichkeit gross, dass früher oder später ein System gehackt wird, falls keine speziellen Vorsichtsmassnahmen getroffen werden.

Um Sie vor Angriffen zu schützen, blockiert unser System automatisch IP-Adressen, von welchen her zu viele erfolglose Anmeldeversuche vorgenommen wurden.

Bitte beachten Sie, dass dieser Mechanismus die Verwendung von sicheren Passwörtern bloss ergänzt und nicht ersetzt!

12.1 Eine blockierte IP freigeben

Natürlich kann es passieren, dass Sie aus Unachtsamkeit ein falsch konfiguriertes Endgerät in Ihrem Netzwerk haben und Ihre IP daher plötzlich ebenfalls blockiert wird. Aus diesem Grund besteht die Möglichkeit, eine bestimmte Adresse wieder freizugeben. Klicken Sie hierzu auf das rote Kreuz neben dem Eintrag und bejahen Sie die Frage, ob Sie die IP tatsächlich wieder freigeben möchten.

Es wird allerdings dringend empfohlen, nicht bloss die Adresse freizugeben, sondern auch die Ursache für die Blockierung zu beseitigen. In der Spalte „Telefontyp“ und „Benutzer“ finden Sie wertvolle Informationen, welche Sie bei der Identifizierung des falsch konfigurierten Telefons unterstützen.

Beachten Sie: Aktuell wird die Liste der blockierten und freigegebenen IPs bei jedem Neustart der Telefonzentrale gelöscht. Daher ist es umso wichtiger, die Ursache für eine allfällige Blockierung Ihrer eigenen IP zu beseitigen!

13. CTI Client Subscriptions und signalisierbare Nummern

13.1 CTI Client Subscriptions

Hier wird definiert, welche Anrufe in der Anrufliste des CTI Clients sichtbar sein sollen.

Wird der Modus „Alle“ gewählt, so werden in der Anrufliste sämtliche Anrufe sichtbar, welche über diese  Nummer geführt wurden.

Wird die Nummer nicht zur Liste hinzugefügt, werden bloss diejenigen Gespräche sichtbar, welche vom entsprechenden Benutzer angenommen oder gestartet wurden.

Wird der Modus „Verpasste“ gewählt, so erscheinen alle Anrufe an diese Nummer in der Aufgabenliste des CTI Clients, sofern niemand den Anruf beantwortet hat.

Beachten Sie: Bei den in der Aufgabenliste aufgeführten Einträgen handelt es sich um zwischen den Teilnehmern der Telefonzentrale geteilte Einträge. Das bedeutet: Sobald jemand einen verpassten Anruf beispielsweise aufgrund eines getätigten Rückrufes als abgearbeitet erachtet und aus der Liste löscht, verschwindet dieser auch bei den anderen Teilnehmern aus der Liste!

Mehr Informationen zur Aufgabenliste und zum CTI Client erhalten Sie in der CTI Client Dokumentation.

13.2 CTI Client: signalisierbare Nummern

Hier können Sie definieren, welche Nummern einem Anwender beim Einsatz des CTI Clients für abgehende Anrufe zur Verfügung stehen sollen. So kann beispielsweise den Mitarbeitern ermöglicht werden, vor jedem Anruf zu entscheiden, ob abgehend die Hauptnummer oder die Direktnummer signalisiert werden soll. Ebenfalls kann auf diese Weise die Nummer unterdrückt werden, indem man als Nummer „anonymous“ wählt.

Definieren Sie eine Nummer als „Direktnummer“, so ist das Telefon unter dieser Nummer selbst dann erreichbar, wenn der Benutzer den Online-Status auf „Nur Direktnummer“ gesetzt hat. Andernfalls gilt das Telefon bei diesem Online-Status als besetzt. Zudem entscheidet der CTI Client aufgrund der hier vorgenommenen Konfiguration ob als Klingelton der für die Direktnummer gewählte Klingelton verwendet werden soll oder nicht.

14. Sonderschaltungen

Mithilfe der Sonderschaltungen lassen sich spezielle Szenarien, wie Abwesenheit, Urlaub und Internetausfälle abdecken. Der Vorteil der Sonderschaltungen liegt einerseits darin, dass man diese für mehrere Nummern gleichzeitig aktivieren kann und somit eine Anpassung der Dialpläne pro Nummer entfällt und andererseits darin, dass die Dialpläne unter „Telefonnummern“ nicht verändert werden müssen, falls man temporär das Verhalten der Telefonzentrale anpassen möchte.

Zu beachten ist: Sonderschaltungen haben stets Vorrang vor den unter „Telefonnummern“ erstellten Dialplänen. Das bedeutet: Ist für den Zeitpunkt eines Anrufes eine Sonderschaltung für die betroffene Zielnummer aktiv (Dialplan ist aktiviert, gilt für die Zielnummer und die konfigurierten Ereignisse treffen zu (Details hierzu entnehmen Sie bitte den folgenden Abschnitten)). 
Die Sonderschaltungen werden wie folgt priorisiert: 
Bei Ausfall > Immer > Datum > Wochentag
In diesem Kapitel wird bloss darauf eingegangen, welche Typen von Sonderschaltungen für welche Szenarien verwendet werden können. Details zu der Funktionsweise der Dialpläne selbst entnehmen Sie bitte dem Kapitel „Telefonnummern“

14.1 Bei Ausfall

Der unter dieser Sonderschaltung hinterlegte Dialplan wird genau dann ausgeführt, wenn gleichzeitig der Dialplan aktiviert wurde (Dialplan aktivieren angewählt), das unter „Folgendes Gerät für die Verbindungsüberwachung verwenden“ gewählte Gerät nicht erreicht werden kann (keine Antwort auf SIP-Options Pakete mehr gibt) und die Zielnummer im Feld „Betroffene Nummern“ ausgewählt wurde.

14.2 Immer

Der unter dieser Sonderschaltung hinterlegte Dialplan wird genau dann ausgeführt, wenn gleichzeitig der Dialplan aktiviert (Dialplan aktivieren angewählt) und die Zielnummer im Feld „Betroffene Nummern“ ausgewählt wurde.

Sonderschaltungen im Modus „Immer“ lassen sich mittels Wahl des im Feld „Tastencode“ gewählten Codes aktivieren und deaktivieren. Das Aktivieren und Deaktivieren der Sonderschaltung per Tastencode bewirkt dasselbe, wie das Aktivieren oder Deaktivieren mittels Klick auf „Dialplan aktivieren“ im Webinterface. (Die Werte stimmen hierbei stets überein: deaktivieren Sie den Dialplan per Tastencode, so wird er auch im Webinterface deaktiviert und umgekehrt). Beachten Sie, dass Sie sich den Status der Sonderschaltung (aktiviert oder deaktiviert) auf Ihrem Telefon anzeigen lassen können. Hierzu muss der gewählte Tastencode als Nebenstelle auf einer Taste hinterlegt werden. Ist der Dialplan aktiviert, leuchtet die Taste. Ist er nicht aktiviert, leuchtet die Taste nicht. Die Programmierung der Taste kann auch mittels Provisionierung vorgenommen werden. (Tastenfunktion „Sonderschaltung“).

14.3 Datum

Der unter dieser Sonderschaltung hinterlegte Dialplan wird genau dann ausgeführt, wenn gleichzeitig der Dialplan aktiviert wurde (Dialplan aktivieren angewählt), sich der aktuelle Zeitpunkt im unter „Von“ und „Bis“ gewählten Zeitfenster befindet und die Zielnummer im Feld „Betroffene Nummern“ ausgewählt wurde.

14.4 Wochentag

Der unter dieser Sonderschaltung hinterlegte Dialplan wird genau dann ausgeführt, wenn gleichzeitig der Dialplan aktiviert wurde (Dialplan aktivieren angewählt), sich der aktuelle Zeitpunkt und Wochentag mit den gewählten Einstellungen überschneiden und die Zielnummer im Feld „Betroffene Nummern“ ausgewählt wurde.

15. Fehleranalyse

15.1 Ankommende Anrufe nicht oder nur teilweise möglich

1. Wechseln Sie im Menü „Telefonnummern“ zu derjenigen Nummer, über welche das gewählte Gerät eingehend erreichbar sein soll
2. Überprüfen Sie, ob Sie das gewünschte Endgerät in einem Dialplan hinzugefügt haben, welcher zur aktuellen Tageszeit und am aktuellen Wochentag gültig sein sollte. Vergewissern Sie sich zudem, dass der entsprechende Dialplan nicht deaktivert wurde

Falls die Dialpläne korrekt konfiguriert und kontrolliert wurden und ankommende Anrufe weiterhin nicht funktionieren, fahren Sie bitte wie folgt fort:

1. Wechseln Sie ins Menü „Benutzer/Telefone“
2. Vergewissern Sie sich, dass beim nicht funktionierenden Telefon ein „X“ bei „Online“ steht und das Feld „IP“ nicht leer ist
3. Sollte das Telefon nicht als Online vermerkt sein, haben Sie wahrscheinlich falsche Benutzerdaten für die Anmeldung des Telefons an der Telefonzentrale eingetragen

Falls das Telefon als online angezeigt wird, fahren Sie bitte wie folgt fort: 

1. Überprüfen Sie, ob Sie versehentlich den „Do Not Disturb“-Modus des Telefons aktiviert haben. Dieser Modus lässt sich beispielsweise bei Geräten der Firma SNOM per Druck auf den Knopf „DND“ aktivieren und deaktivieren. Im aktivierten Zustand sollte auf dem Display ein entsprechendes Symbol sichtbar sein

Falls das Telefon sich nicht im DND-Modus befindet und weiterhin keine ankommenden Anrufe möglich sind, fahren Sie bitte wie folgt fort:

1. Kicken Sie auf das blaue (i)-Symbol neben dem entsprechenden Benutzer unter Benutzer/Telefone
2. Überprüfen Sie, ob sämtliche Kästchen grün sind. Sind zwischendurch immer mal wieder rote Kästchen in der Statistik sichtbar und wurde das Telefon weder neu gestartet, noch war die Internetverbindung zeitweise nicht verfügbar, besteht wahrscheinlich ein Problem mit Ihrem Router oder mit Ihrer Firewall. Möglicherweise besteht auch ein Problem mit Ihrem internen Netzwerk. Um geeignete Massnahmen ergreifen zu können, kontaktieren Sie uns bitte